Conservare le scritture contabili: chi, quali, quanto tempo, sanzioni
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18 apr 2013
 
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Conservare le scritture contabili: chi, quali, quanto tempo, sanzioni

Le scritture contabili sono documenti che vanno tenuti e conservati con particolare attenzione perché consentono all’imprenditore di provare fatti aziendali in tutte le circostanze in cui si verifichino possibili controversie di natura penale, fiscale, societaria e commerciale.

 

1. Chi sono gli imprenditori obbligati?

2. Quali sono le scritture contabili obbligatorie per l’imprenditore commerciale?

3. L’imprenditore commerciale deve conservare altre scritture contabili per essere in regola con il Fisco?

4. Nei confronti del Fisco l’obbligo di conservare le scritture contabili è esteso anche ai piccoli imprenditori?

5. Per quanto tempo l’imprenditore commerciale deve conservate le scritture contabili?

6. Ci sono termini particolari per la conservazione delle scritture contabili nei confronti del  Fisco?

7. E’ possibile conservare le scritture contabili in modo diverso dal cartaceo?

8. Cosa accade se non conservo le scritture contabili e devo recuperare un credito nei confronti di un altro imprenditore?

9. Cosa accade se non conservo le scritture contabili e la mia impresa fallisce?

10. La mancata conservazione delle scritture contabili può impedirmi di beneficiare di strumenti diversi dal fallimento?

11. Sono previste sanzioni amministrative per la mancata conservazione delle scritture contabili ai fini tributari?

12. La mancata conservazione delle scritture contabili mi può creare problemi con il Fisco da un punto di vista penale?

 


1. Chi sono gli imprenditori obbligati?

In ambito civilistico ossia nei rapporti tra privati, siano essi imprese o clienti, non tutti gli imprenditori hanno l’obbligo di conservare le scritture contabili, perché tale dovere è imposto solo agli imprenditori commerciali, cioè ai titolari di imprese di medio-grandi dimensioni che esercitano, anche in forma di società:

- un’attività industriale diretta alla produzione di beni e servizi, quali sono, ad esempio, le fabbriche manifatturiere o meccaniche;

- un’attività di intermediazione nel commercio, quali sono, ad esempio, le imprese di commercio all’ingrosso;

- un’attività di trasporto per terra, acqua o aria di persone e cose;

- un’attività bancaria o assicurativa;

- altre attività ausiliarie rispetto alle precedenti, quali ad esempio quelle esercitate dal mediatore, dall’agente di commercio, dalle agenzie di pubblicità, dalle agenzie di viaggi, e in genere tutte quelle attività esercitate da un imprenditore in favore di altri imprenditori [1]
Non sono invece obbligati a conservare, ai fini civilistici, le scritture contabili i piccoli imprenditori, vale a dire i piccoli commercianti, i coltivatori diretti, gli artigiani, e più in generale coloro che esercitano un’attività professionale in cui prevale il lavoro manuale del titolare e quello dei propri famigliari (ad esempio, il piccolo mediatore o il piccolo agente di commercio) [2]

 


2. Quali sono le scritture contabili obbligatorie per l’imprenditore commerciale?

Le scritture contabili obbligatorie che l’imprenditore commerciale deve conservare sono innanzitutto:

- il libro giornale nel quale vanno indicate, giorno per giorno, tutte le operazioni compiute nel corso dell’esercizio dell’impresa [3];

- il libro degli inventari dove si devono indicare le attività e le passività dell’impresa con, alla fine, il conto dei profitti e delle perdite [4];

L’imprenditore commerciale deve anche conservare tutte le altre scritture richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa, quali ad esempio:

- il libro mastro, nel quale vanno registrate le singole operazioni in relazione a determinati nomi o conti, anziché seguendo l’ordine cronologico,

- il libro di cassa, nel quale devono essere registrate le entrate e le uscite in denaro;

- il libro magazzino, nel quale sono registrate le entrate e le uscite di merci;

- i libri sociali, quali ad esempio il libro dei soci, il libro delle obbligazioni, il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, del consiglio di amministrazione e del collegio sindacale, se l’impresa commerciale è stata costituita in forma di società [5];

E’ fatto infine obbligo all’imprenditore commerciale di tenere gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute e le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite e ciò per ciascun affare concluso dall’impresa [6]

 


3. L’imprenditore commerciale deve conservare altre scritture contabili per essere in regola con il Fisco?

Sì, perché l’imprenditore commerciale, oltre a dover tenere il libro giornale e il libro degli inventari, deve anche conservare ai fini tributari:

- i registri previsti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, quali il registro IVA degli acquisti ed il registro IVA delle fatture emesse; [7];

- le scritture ausiliarie di magazzino, in cui vanno specificati le quantità entrate ed uscite delle merci destinate alla vendita, i semilavorati esclusi i prodotti in corso di lavorazione; i prodotti finiti le materie prime imballaggi per il confezionamento dei singoli prodotti, ecc. …

- il registro dei beni ammortizzabili, in cui vanno indicati i beni materiali (terreni, o capannoni, attrezzature) e immateriali (marchi o brevetti) di cui è titolare l’azienda [8].

 


4. Nei confronti del Fisco l’obbligo di conservare le scritture contabili è esteso anche ai piccoli imprenditori?

Il piccolo imprenditore non deve conservare il libro giornale e il libro degli inventari come invece avviene per l’imprenditore commerciale, a meno che non abbia realizzato ricavi per un importo
superiore a € 400.000, se si tratta di imprese di servizi e € 700.000 per le altre imprese. Per poter
essere in regola con il Fisco, il piccolo imprenditore è comunque obbligato a conservare i registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto (registro IVA degli acquisti e registro IVA delle fatture emesse) e il registro dei beni ammortizzabili [9].

 


5. Per quanto tempo l’imprenditore commerciale deve conservate le scritture contabili?

Le scritture contabili debbono essere conservate dall’imprenditore commerciale e dai suoi eredi per almeno 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, anche se nel frattempo l’impresa è cessata per chiusura dell’attività. E’ in ogni caso consigliabile anche al piccolo imprenditore conservare le scritture contabili previste ai fini fiscali per il periodo analogo di 10 anni. Una volta trascorso tale periodo di tempo non è più pertanto possibile contestare all’imprenditore la mancanza di tali documenti[10].

 


6. Ci sono termini particolari per la conservazione delle scritture contabili nei confronti del  Fisco?

Sì, quando l’impresa è sottoposta a accertamenti fiscali, perché in questo caso può essere necessario conservare le scritture contabili obbligatorie anche dopo che sono trascorsi 10 anni. Le scritture contabili devono infatti essere conservate fino a quando non siano stati conclusi gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta oggetto di verifica. D’altronde le scritture contabili sono previste proprio al fine di consentire al Fisco di controllare la veridicità della dichiarazione
annuale dei redditi, attraverso l’analisi delle varie operazioni poste in essere dall’imprenditore e da lui indicate nei registri contabili [11].

 


7. E’ possibile conservare le scritture contabili in modo diverso dal cartaceo?

Sì. Per agevolarne la conservazione, le scritture contabili possono essere immagazzinate sotto forma di registrazioni su supporti d’immagini elettroniche (file di immagini). Le registrazioni devono però corrispondere ai documenti cartacei e devono essere leggibili in qualsiasi momento.

 


8. Cosa accade se non conservo le scritture contabili e devo recuperare un credito nei confronti di un altro imprenditore?

Se devo recuperare un credito relativo a fornitura di merci o a prestazioni di lavori, le scritture contabili consentono di utilizzare tali documenti come mezzo di prova [12] da impiegare subito contro l’imprenditore debitore, chiedendo al giudice l’emissione di una ingiunzione di pagamento attraverso un decreto ingiuntivo [13].

 


9. Cosa accade se non conservo le scritture contabili e la mia impresa fallisce?

L’omessa conservazione produce le medesime conseguenze della mancata o irregolare tenuta delle scritture contabili e può pertanto comportare, a seconda dei casi, l’applicazione di gravi sanzioni personali per l’imprenditore dichiarato fallito, perché gli può essere contestato:

- il reato di bancarotta semplice che prevede la pena della reclusione da 6 mesi a 2 anni, se l’imprenditore non ha tenuto le scritture contabili dei 3 anni prima della dichiarazione del fallimento [14];

- il reato di bancarotta fraudolenta che prevede la pena della reclusione da 3 anni a 10 anni, se l’imprenditore ha sottratto o distrutto le scritture contabili, tanto da non poter consentire più la ricostruzione del suo patrimonio o del movimento dei suoi affari [15].

 


10. La mancata conservazione delle scritture contabili può impedirmi di beneficiare di strumenti diversi dal fallimento?

Non conservare le scritture contabili impedisce all’imprenditore di poter chiedere e beneficiare di una procedura più favorevole rispetto alla dichiarazione di fallimento, quale è il concordato preventivo che consente di poter trovare un accordo con i creditori ed evitare il fallimento e magari risolvere la crisi dell’azienda [16].

 


11. Sono previste sanzioni amministrative per la mancata conservazione delle scritture contabili ai fini tributari?

Sì, perché la mancata conservazione delle scritture contabili previste ai fini tributari può comportare l’applicazione di una sanzione amministrativa da € 1.032 a € 7.746 o da € 2.065 a € 15.493 se
l’evasione I.V.A. è superiore a € 51.645,69 per esercizio o € 516 se le irregolarità sono di scarsa
rilevanza e non ostacolano l’accertamento fiscale [17].

 


12. La mancata conservazione delle scritture contabili mi può creare problemi con il Fisco da un punto di vista penale?

Sì e le conseguenze sono anche in questo caso gravi, perché l’omessa conservazione delle scritture contabili è equiparata all’occultamento o alla distruzione della contabilità, quando non consente la ricostruzione dei redditi o del volume di affari ai fini dell’I.V.A., tanto è vero che l’imprenditore può, in detto contesto, essere punito con la pena della reclusione da sei mesi a cinque anni [18].

 

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[1] Art. 2195 cod. civ.

[2] Art. 2083 e 2202 cod. civ.

[3] Art. 2216 cod. civ.

[4] Art. 2217 cod. civ.

[5] Art. 2421 cod. civ.

[6] Art. 2214 cod. civ.

[7] Art. 23, 24 e 25 D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633

[8] Art. 14 e 16 D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600

[9] Art. 18 D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600

[10] Art. 2220 cod. civ.

[11] Art. 22 D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600

[12] Art. 2710 cod. civ.

[13] Art. 634 cod. proc. civ.

[14] Art. 217 R.D. 16 marzo 1942, n. 267

[15] Art. 216 R.D. 16 marzo 1942, n. 267

[16] Art. 160 R.D. 16 marzo 1942, n. 267

[17] Art. 9 D.lgs. 18 dicembre 1997, n. 471

[18] Art. 10 D.lgs. 10 marzo 2000, n. 74

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