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Le Guide Come si emette una fattura? Quali elementi sono essenziali?

Le Guide Pubblicato il 5 settembre 2017

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Quali sono gli elementi caratterizzanti di una fattura? Ecco come essere sicuri di non sbagliare. 

La fattura è un documento che riporta le indicazioni relative alla merce o alla prestazione che il soggetto titolare di Partita Iva ha fornito al cliente.

Le fatture devono contenere alcuni dati essenziali perchè siano valide. Vediamo quali sono e come essere sicuri di non sbagliare quando si dà il via alla propria attività.

Cos’è la fattura?

Si definisce fattura quel documento contabile che certifica il fatto che è stato reso un servizio o venduto un bene e che a fronte di tale operazione è necessario corrispondere un corrispettivo. La fattura contiene le condizioni di pagamento, il prezzo e l’oggetto del servizio reso o della vendita e viene trasmessa dal venditore (o dal professionista e dall’imprenditore) al compratore, al momento della consegna della merce o al momento in cui il servizio viene fornito.

Cosa deve contenere necessariamente una fattura?

La fattura deve contenere necessariamente alcuni elementi chiave che la rendono valida e corretta ai fini contabili per il titolare della partita Iva così come per l’acquirente.

Tali elementi minimi sono:

  • numero progressivo di fattura;
  • data di emissione;
  • numero di partita IVA e codice fiscale dell’emittente;
  • ragione sociale ed eventuale partita Iva dell’acquirente;
  • residenza e domicilio dell’emittente e del cliente;
  • natura, quantità e qualità dei beni, comprensivi di aliquota Iva applicata;
  • corrispettivi con aliquota IVA applicata;
  • ammontare IVA distinta per aliquota;
  • eventuale cassa di previdenza e/o ritenuta di acconto;
  • eventuali regimi di vantaggio.

vediamoli punto per punto.

Numero progressivo di fattura: definire un codice univoco

È necessario che le fatture abbiano un numero progressivo. Il codice utilizzato deve essere univoco perchè è opportuno fare in modo che due fatture appartenenti ad annualità fiscali differenti ma con lo stesso numero, siano comunque distinguibili. Così, piuttosto che numerare la fattura «01» sarà più corretto numerarla «01/2017».

Con l’introduzione dei sistemi di fatturazione elettronica la coerenza delle fatture emesse rischia di essere minata: i softwares di fatturazione difatti generano di per sé stessi il loro codice univoco progressivo. Generalmente tuttavia questo codice richiama nell’intestazione la dicitura «Pa» che indica la fatturazione a favore della pubblica amministrazione: questo basta a rendere la fattura unica e identificabile.

Data di emissione della fattura: quale inserire?

La procedura più corretta per definire la data di emissione della fattura è legare tale scelta al momento in cui il servizio è stato reso o il bene è stato venduto. Nulla vieta, comunque, nel rispetto della progressività del numero di fattura di cui si è detto al paragrafo precedente, di inserire una data precedente o successiva (questo spesso facilita la gestione fiscale della propria posizione Iva, permettendo al contribuente di inserire una fattura in un trimestre o in un altro).

Ragione sociale e partita Iva dell’emittente e del cliente

Nella fattura è ovviamente necessario inserire non solo il nostro numero di partita Iva ma anche quello del cliente (ove presente) e la sua ragione sociale, comprensiva di indirizzo della sede legale o di residenza (a seconda che si tratti di un’azienda o di un privato).

Natura della prestazione nella fattura

Nella fattura occorre inserire naturalmente anche la prestazione resa. Capita spesso che all’interno del campo «oggetto» la descrizione corrispondente sia piuttosto vaga: ad una maggiore imprecisione corrisponde generalmente una minore capacità di rendere il pagamento esecutivo ove fosse necessario agire per via giudiziale. Di conseguenza il nostro consiglio è quello di essere quanto più precisi possibile. Se la fattura fa riferimento a un ordine, a un preventivo o a un contratto, è opportuno che tali riferimenti siano riportati anche nel campo oggetto.

Corrispettivi con la relativa aliquota Iva applicata

Naturalmente elemento fondante della fattura è il corrispettivo che viene corrisposto a fronte della prestazione. Nell’inserire il prezzo bisogna tuttavia tenere presente che è necessario:

  • separare il campo Iva
  • esplicitare l’aliquota Iva applicata
  • controllare che per ciascuno dei servizi resi l’Iva presenti la medesima aliquota, altrimenti sarà necessario distinguere per ciascun bene o servizio l’Iva applicabile.

Per conoscere le aliquote da applicare vi consigliamo il nostro approfondimento Tutte le aliquote IVA: la lista alfabetica.

Cassa di previdenza e/o ritenuta di acconto in fattura

Altri due elementi di cui è necessario tenere conto al momento dell’emissione della fattura sono la cassa di previdenza a cui si risulta iscritti e l’eventuale ritenuta di acconto.

Con riferimento alla cassa di previdenza (sia essa la gestione separata Inps o una delle casse di previdenza professionali legate agli Ordini) è possibile inserire in fattura una percentuale di «rivalsa» che viene pagata dal cliente. Per la gestione separata Inps questa percentuale è pari al 4%. Per le casse professionali è generalmente pari al 2%. L’inserimento della rivalsa all’interno della fattura è opzionale e il fatto che venga corrisposta al professionista non è direttamente correlato ai contributi che poi dovranno essere versati da quest’ultimo (di fatto i contributi variano in base al reddito imponibile, non in base al fatturato).

Con riferimento invece alla ritenuta d’acconto, essa deve essere riportata in fattura nel caso delle partite Iva di professionisti con o senza cassa. La ritenuta d’acconto è in sostanza un anticipo sulla tassazione del professionista. Il cliente dovrà versare questo importo (che in fattura deve essere esplicitato), non al professionista, bensì direttamente allo Stato attraverso un modello F24. La compilazione e il pagamento di tale modello dovranno avvenire entro il 16 del mese successivo a quello in cui la fattura è stata pagata.

Eventuali regimi di vantaggio in fattura

Ove il prestatore fosse in un regime di contabilità di vantaggio (sia esso il regime dei cosiddetti «superminimi» o quello del «forfettario 2016») è opportuno che la dicitura relativa alla legge che permette tale regime sia riportata in fattura, al fine di favorire la leggibilità del documento. Generalmente la dicitura viene posta in calce alla fattura stessa.

Iban: va obbligatoriamente in fattura?

Non è obbligatorio che l’Iban venga inserito in fattura, tuttavia se le modalità di pagamento richieste al cliente prevedono il pagamento via bonifico inserire questa informazione permette di dare a chi riceve la prestazione tutte le informazioni necessarie in un unico documento, consigliamo dunque di inserirlo in calce alla fattura.

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Autore immagine: Pixabay.com

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